学会开一个高效会议很重要
学会开一个高效会议很重要,对于职场人士来说,开会不算什么陌生的事情,特别是有什么重大决策或者有什么事情要办的时候,会议更是成了群策群力的重点方式,不过在召开会议的同时,如何开一个高效会议非常重要,既能节省时间,还能制定出有效的方案,对公司有很多好处,下面为大家分享学会开一个高效会议很重要,一起来了解一下吧。
第一阶段、会议前15分钟
这时候的你应该马上中断手头的工作,让大脑从繁杂的工作中解脱出来,同时也让自己好好休息一下。
第二阶段、会议前10分钟
现在是需要思考的时候。你要参加的会议主题是什么?有哪些议程?你所扮演的角色是什么?有什么目的需要达成吗?还有什么可以取得的附加值吗?参加会议的都有哪些人员?老板对这次会议是否重视?程度如何?同事对会议的重视程度如何?会议的结果对你的工作有什么影响吗?你可以把这些问题在草纸上一一列出来,然后逐个作答,这样可以帮助你整理散乱的`思维。
第三阶段:会议前8分钟
现在你已经做好了对这次会议的说明和定位,也明确了自己应该做的事情,现在就应该根据这些事情来整理待会儿会议上需要用到的资料了:PPT、文档文件、各类数据、资料文件、样品、移动存储设备、数据线、纸张、笔等等。然后将这些东西放在一起,用一个文件袋或者别的方便携带的东西装好。
第四阶段:会前5分钟
如果在一会儿的会议上你需要发言的话,那么在这个时候就可以默诵一下要说的内容了。在白纸上列出一个发言的备忘录是十分必要的。如果有在会上需要解决的问题,那么赶紧把这个问题和其衍生矛盾写出来做个备忘,以便在会议上提出求解。如果你需要得到更多的信息,那么请根据之前列出来的会议的主题和议程,仔细想一想自己还需要了解什么,同样别忘了做好记录。
第五阶段、会前2分钟
在大脑中飞速想象一下整个会议过程,最后整理一下资料,看看有没有遗漏或者需要补充的地方。
第六阶段:会前1分钟
马上会议就要开始了,喝点水润润喉咙吧,相信自己,你会拥有一次完美的会议效果。
如何开一个高效率的会议?
人少但都要发言。
乔布斯始终认为,人多并不是好创意的必要条件,他从不会因为把不需要的人赶出会场而感到不安。因此,开会的人数可以控制在10人左右,不能只是领导讲话,要让每个参会人员都发言,鼓励和相互提问。
会议时间不要太长。
开会要直奔议题,拒绝闲谈式会议,尽量15分钟得出结论,时间最长不超30分钟。这样能促使参会人员在会前充分准备,提高开会效率。
环境不要太舒适。
开会不要拘泥形式,休息区、工位空场地或走廊上都可进行,全体最好站立讨论,力求迅速高效得出结论和结果。因为在恶劣的条件下,为了尽快结束这种不舒适的状态,大脑的潜能会被激发出来。
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